Оптимизация на бизнес процесите в компанията

Оптимизация на бизнес процесите в компанията

Оптимизация на бизнес процесите е усъвършенстване на последователни действия, насочени към постигане на целите на предприятието, чрез избор на най-добрия вариант за тяхното изпълнение. Това е неизбежен процес, с оглед ефективното функциониране на една съвременна компания.

Бизнес процес се нарича набор от действия, които водят до конкретен резултат. Всеки процес има определена цел, последователност на основните дейности и очакваните резултати. Броят и целите на процесите, които се провеждат в различни предприятия са различни и са в пряка зависимост от вида дейност, размера на фирмата, личните качества на собствениците и ръководството. Всичко това трябва да се отчита, за да може оптимизацията на бизнес процесите да бъде ефективна.

За създаване на ефективен бизнес е важно да се съгласува маркетинговата стратегия с внедрената методика за нейното прилагане в живота. Но се случва да има адекватна стратегия, мерките по нейната реализация са разработени, но няма резултати: не се постигат плановите показатели. Възможно е проблемът да стои на ниско, процедурно ниво на системата на управление. Ще да се справим с феномена на оптимизация на бизнес процесите, неговото описание и моделиране.

Компанията до определено ниво на развитие би могла да мине без оптимизация. Въпреки това, съществуват редица фактори, които сигнализират „време е за бизнес-процеси“, и без съмнение, те приближават този момент:

• Увеличаване на персонала;
• Все по-голям брой нива на управление;
• Налице е нарастващ брой подразделения;
• Подразделенията са разделени географски;
• Липсваща или неразвита единна информационна система.

И така, един ден ще откриете, че в компанията:

• Решенията се вземат много бавно;
• Решенията се извършват много бавно и качествено;
• Оказва се, че периодично някои аспекти на дейността остават без контрол;
• Забелязва се ръст на психологическото напрежение сред персонала, свързано с не регулираните права, задължения и отговорности;
• Елементарни работни операции изискват твърде много време и сили, съгласуване, бележки и телефонни разговори.

Наличието на тези симптоми е сериозен повод за преструктуриране, необходима е оптимизация на бизнес процесите. Заслужава да се отбележи, че в някои случаи е препоръчително да се проведе тази работа, без да се чака появата на такива симптоми (със значителна промяна в структурата на управление, с помощта на новия ИС, и т.н.).

Описание и моделиране

Смята се, че изборът на инструмента за бизнес процесите е много важен и има почти решаващо значение. Въпреки това, програмата за описание има значение само ако разработката се провежда за нататъшното изпълнение на определени информационни системи (IS). Повечето от съвременните IS имат свои собствени средства за развитие на бизнес процесите, така че обсъждането на програмното обезпечение за тяхното описание губи смисъл.

Ще отбележим, че бизнес-процесите за нужни за участниците, а не за разработчика,  и най-важния критерий за избор на инструмент за програмно описание е неговата достъпност за всички участници на тепа съгласуване, оптимизация, изпълнение и модернизация.

Модели на бизнес – процесите „AS IS“ и „TO BE“

Стандартната схема за моделиране предвижда на първия етап описание на действащия „AS IS“ („какъвто е“), с последваща оптимизация до „TO BE“ ( „как трябва да бъде“). Някои клиенти не разбират ползата от описване на първата фаза. За тях е достатъчно изпълнителите да внесат нови, правилни бизнес-процеси, а модела „AS IS“ се възприема като опит да се увеличи сметката.

Обръщаме вашето внимание на това, че подобна методика на внедряване, която не се базира на действащите бизнес-процеси, се нарича реинженеринг, което с понятието „оптимизация на бизнес-процесите“ има само далечна прилика. Описанието „AS IS“ дава възможност да се определи броя на редица съществуващи противоречия и да се направи първично оптимизиране на процеса. Това трябва да стане с участието на всички участници и да се съгласува с подписи.

Оптимизиране на процеса

Да се направи оптимизация на нещо може по определени критерии. За бизнес-процесите такива критерии са разходи, продължителност и брой сделки и т.н. Тези критерии са “външни” по отношение на процесите, произтичащи от по-общото управление на веригата. Опитайте се да разберете.

Например оптимизация на бизнес процеса, като например обслужване на клиентите в магазина. Какво да изберете критерий за оптимизация – цената или качеството. Ако това е магазин с намаления за средна класа, избираме първия критерий, ако е елитен бутик, втория. Получава се, че избирайки критериите за оптимизация, ние определяме стратегията и позиционираме магазина.

Ето така, с помощта на критерии за оптимизация, нивото на системите за управления започва да се подчинява по-висока – стратегията.

Внедряване

Процедурата за изпълнение е най-трудният етап от работата с бизнес процесите. Тя протича значително по-успешно, ако се поддържа информационната система на предприятието. Въпреки това, не винаги има такива възможности или не в пълен обем. Внедряването и поддържането в актуално състояние на бизнес-процесите изисква:

• Да се информира персонала за това, че работата трябва да се изпълнява въз основа на установените в предприятието бизнес процеси;
• Осъществяване на контрол за спазване на персонално създадените бизнес-процеси;
• Провеждане на периодичен анализ на резултатността и ефективността на използването на бизнес процесите;
• Оптимизация на бизнес процесите въз основа на текущ анализ на данните на тяхната ефективност и ефикасност.

Модификация

С течение на времето, всички оптимизирани бизнес процеси изискват корекция или подмяна. От една страна, бизнес процеси, трябва да съответстват на реалността, а от друга да не пречат на нормалното развитие на предприятието. Затова те се нуждаят от съвременна модификация. Новата редакция се съгласува с всички участници и се уведомяват всички заинтересовани лица.

В този случай системата на бизнес процесите става реален инструмент, повишаващ ефективността на водене на бизнеса на процедурно ниво.

Видове бизнес процеси

• Основен – удовлетворяване на потребностите на клиента и печалба за предприятието;
• Спомагателен – необходим е за нормалната работа на предприятието, няма стойност за клиента;
• Управленчески – изпълнява определяне на целите и задачите на предприятието, неговите подразделения и управлението.

Оптимизация на бизнес процесите, цели и задачи

• Увеличаване на контрола на предприятието;
• Увеличаване на показателите за качество на произвежданата продукция;
• Подобряване на качеството на предоставяните услуги;
• Намаляване на зависимостта на компанията от човешкия фактор;
• Въвеждане на система за контрол на изпълнението;
• Намаляване на разходите;
• Рационално разпределяне на правомощията и отговорностите между отделите;
• Премахване на дублиращите функции в отделите;
• Намаляване на продължителността на производствения цикъл;
• Внедряване на програма за управление на качеството;
• Премахване на вътрешните противоречия;
• Регламентиране на дейностите на предприятието;
• Дублиране на бизнеса / създаване на франчайзинг мрежа;
• Автоматизиране дейността на предприятието;
• Съответствие с изискванията на потребителя;
• Съответствие с изискванията на държавата;
• Съответствие с международните стандарти;
• Намаляване на времето за постигане на целите;
• Създаване на сътрудничество между основните и спомагателни отдели;
• Увеличаване на удовлетвореността на клиентите;
• Подобряване на финансовите резултати от дейността за сметка на правилното разпределяне на ресурсите;
• Възможност за мащабност на бизнеса;
• Намаляване на разходната част на бюджета;
• По-точно планиране;
• Подобряване управляемостта на предприятието;
• Премахване на дублираните функции в отделите;
• Появата на нови ресурси за развитие на бизнеса.

Ефект от провеждане на оптимизация:

• Намаляване на времето за постигане на целите;
• Създаване на сътрудничество между основните и спомагателни отдели;
• Увеличаване на удовлетвореността на клиентите;
• Подобряване на финансовите резултати от дейността за сметка на правилното разпределяне на ресурсите;
• Възможност за мащабност на бизнеса;
• Намаляване на разходната част на бюджета;
• По-точно планиране;
• Подобрена управляемост на предприятието;
• Премахване на функции в отделите;
• Появата на нови ресурси за развитие на бизнеса.

Бизнес процеси и информационна система

Неразделна част от функционирането на една съвременна компания е корпоративна информационна система. Много е важно бизнес-процесите в програмата и процесите в компанията да не си противоречат един на друг, а само да си помагат. Най-идеалният вариант е, когато всеки от етапите е изобразен в системата. Това позволява на ръководството да въведе ред и да разбере кое във веригата е „слабото“ звено.

Изпрати запитване: