Техники за ефективна работа:
1.Съкращавайте своето собствено работно време за сметка на подготовката за работа и планиране.
2. Старайте се да фиксирате удобни за себе си срокове, в рамките на които ви предстои да работите.
3. Препроверявайте своите действия ( съгасуване на срокове, визити, телефонни разговори, писма и др.) от гледна точка на тяхната необходимост и възможност за ответна реакция.
4. Старайте се по възможност да отколонявате допълнителните спешни задачи.
Проверявайте предстящите задачи по следните критерии:
- Какви загуби ще понесете, ако отложите някоя задача или въобще нищо не предприемете;
- Необходимо ли е вашето лично участие;
- Възможно ли е проблема да бъде решен по друг начин, например, да възложите задачата на някой друг;
- Във всяко предприятие и във всеки отдел от време на време възникват някакви неотложни обстоятелства или непредвидени ситуации. Винаги помнете това, че отвличането на вниманието на т. нар. “неотложни проблеми” води до пренебрегване на повече или по-малко дълго време планирани важни задачи, както и на допълнителни разходи и време.
5. Старайте се да избягвате непланирани импулсивни действия. Като правило, импулсивното отклоняване от разработения план намалява производителността, тъй като нарушава установените приоритети.
6. Своевременно и регулярно правете паузи в работата и се старайте да спазвате нормално темпо! Медицински изследвания са показали, че е добре да се прави почивка на един час работа. Паузата не трябва да бъде повече от 10 мин., тъй като в паузата от 10 минути настъпва максималния ефект, а после има тенденция към неговото намаляване. От тук следва, че паузата трябва да се прекъсне след 10 мин,. но да се прави по-често.
7. Малките еднородни задачи се опитвайте да ги вършите серийно. Този метод има решаващото преимущество, че вие един път правите съответната подготовка и след това в течение на определено време се занимавате с еднородна дейност. 6 блока по 10 мин. за диктовка на писма, телефонни разговори, кратки съвещания, колко и да е парадоксално заемат повече време от 60 мин!
8. Избягвайте „скоковете в работата „ и винаги се старайте да завършвате започнатото до край ( или да го прекъснете в целесъобразно място). Ако е необходимо работата да се прекъсне, кратко запишете идеите, които не сте успели да довършите до края, предложенията по решения и всичко останало, което ще ви помогне колкото се може по-бързо да възобновите незавършената работа.
9. Не оставяйте незапълнени непланираните интервали от време, отиващи на очакване и на „празни ходове“. Използвайте последните минути преди обедната почивка или преди края на работния ден за подготовка, планиране или рутинни дейности.
10. Изпълнявайте по възможност важните задачи до обяд. С тях е удобно да се разделите още преди да настъпи пика на активност в другите сътрудници и напрежението в работата да достигне своя епогей.
11. Работете антициклично, а именно:
- В течение на по-спокойния преди обяд се старайте да решавате най-важните от планираните задачи;
- „Неспокойния“ период използвайте за изпълнение на по-малко важни дела;
- Не започвайте сутринта с преглед на пощата, отложете я за по-късно;
- Старайте се да идвате сутрин по-рано и да си тръгвате вечер по-бързо.
12. Добре е да предвидите ежедневно резервиране на „спокоен“ час, в течение на който никой няма да ви безпокои. По този начин, вие си определяте време – възможно най-важното за вас – „Време за себе си ( 1 час)!“
13. Задължително контролирайре времето и плановете! По време на съвещания и при други видове дейност нерядко се разхищава време, а в последните 20% от времето се обсъждат 80% от въпросите подлежащи на разглеждане. Наред с разглеждането на своето време нееднократно проверявайте и своите планове от гледна точка на изпълнение на задачите, установяване на нови приоритети и т.н. Планирането трябва да бъде реалистично, за да не изпитвате след работното време неудовлетвореност.
——————————————————————————————————————————-
Интересни статии по темата:
Стилове на ръководство.
——————————————————————————————————————————
Актуални тренинги и обучения:
Тайм мениджмънт – управление на личната ефективност .
Повишаване на личната и екипна ефективност ,