Регламентиране и оптимизиране на бизнес-процесите с активното участие на управленския екип

Регламентиране и оптимизиране на бизнес-процесите с активното участие на управленския екип

 

Ако сте взели решение, че е необходимо да регламентирате или оптимизирате процесите, възниква въпроса: кой трябва да го направи. Има следните варианти:

• Да го направите сами;
• Да го възложите на някой от ръководителите;
• Да наемете на работа бизнес-аналитик;
• Да наемете консултант или консултантска фирма;
• И накрая, можете да го направите със силите на своя управленски екип, с помощта на консултант или програма за обучение „Регулирането на бизнес процеси с активното участие на управленския екип“.

Последният метод е най-ефективен и именно него ще обсъдим.

Резултат ( какво ще получите, ако изберете този метод):

 

Резултат	Критерии на проверка
Създадена схема на бизнес-процесите на най-високо ниво и изисквания към процесите	Набор от документи ( схема на бизнес-процесите, таблица за взаимовръзката между бизнес-процесите, карта на процесите)
Разпределение на отговорностите съгласувано с ръководителите-участниците	Записано кой за какво отговаря. Всеки от участниците може да каже кой за какво отговаря, и всички участници разбират това по един и същи начин
Написани всички бизнес-процеси, влезли в задачата на групата	Набор от документи ( състава и формата на документите се уговаря в началото на работата)  оговаривается при начале работы)
За всеки процес са отделени контролни точки и способи за контрол и събиране на данни	Набор от документи за описание на процедурите за контрол
Всеки ръководител-участник умее да описва бизнес-процесите, т.е. владее терминологията, формата на описание и т.н.	Проверка не е необходима, тъй като той сам е направил своите документи. Но е възможен мини-изпит
Всеки мениджър знае и разбира в детайли процесите, по които е правен регламента	По желание подготвяме изпит, въпреки, че е логично, след като е изследвал всичко сам, да знае всичко.
Всеки мениджър може да обясни ясно на своите подчинени техните отговорности и функции	Изпитни задачи: да обясни ан новия служител неговите задължения или да го инструктира за промяната на процеса ( произволна длъжност от наличните) Или това се проверява в хода на изпълнение.
Всеки мениджър може да се установи причината за провал	Разбор случаи, или в процеса на работа изготвяме списък с типичните пропуски в процеса

*В действителност, добре усвояват тези навици примерно 8 от 10 участника, за другите 2 се изисква допълнително време.

Същност на подхода

При такъв подход мениджърите работят с реални бизнес-процеси в компанията: описват, анализират, изграждат или ги коригират сами, но под ръководството на консултант-треньор.

Обучението на бизнес процесите се осъществява на практика, и именно тогава когато то е необходимо за следващата стъпка, и именно с реален материал.

В резултат се получава описание на бизнес-процесите на всеки отдел ( всеки ръководител работи над своите процеси, но те активно се обсъждат един с друг).  С всеки отделен процес работи участниците в този процес, а в съгласуването на отделните процеси участват всички.

Обучаващият предоставя на участниците всичко необходимо за изпълнение на задачата – знания, умения, организира и координира работата на групата, контролира изпълнението, консултации, модератор на срещата.

Между другото:

Регламентът не означава създаване на „трудни бизнес процеси“ в стил „Стъпка наляво, стъпка надясно – удар“.

Фактът, че служителите знаят КАКВО правят, за какво отговарят, и къде се предава отговорността, по-скоро улеснява работата, отколкото да създава затруднения.

Отново – ако самият лидер пише своите процеси, той може да ги промени.

Пренасянето на бизнес процесите на хартия, това още не е решение.

Следователно, има продължение на програмата – внедряване на необходимите промени в отделите.

По същият начин, с работната група провеждаме внедряване: т.е. обяснение на служителите какво се изискват от тях, проследяване, оценка и контрол на качеството на изпълнение, както и отстраняване на пропуски.

Треньорът-консултант и тук дава всичко необходими за това обучение. Например, допълва материала в блоковете по организация на контрола, управленски решения, мотивацията на служителите, лидерство и т.н. – в зависимост от това, какво ще бъде необходимо на конкретната група ръководители в конкретните ситуации на внедряване.

Защо ние препоръчваме регламент с активното участие на мениджърския екип?

При такъв подход именно ръководителите-членове на работната група отговарят за регламента на всеки свой процес. Те сами пишат регламента на своите процеси и след това ги „защитават“ пред работната група. Консултантът само им помага: дава им шаблони, методики, навици, помага за решаване на конфликти, насочва, координира работата, обезпечава целостта на получената система.

1	Висша отговорност на ръководителите

Не е тайна, че в много компании, дори с включен регламент и оптимизация на процесите в своите стратегически планове, някои ръководители не придават особена важност на своята работа. Ако работи бизнес-аналитик или консултант, то тези ръководители може да не идват на съвещанията, да не дават подробна информация, с други думи, да участват пасивно и формално.

Ако всеки мениджър е отговорен за писане и за качеството на своя регламент и сам го пише – отношението към работата е съвсем друго. В този случай ръководителите се отнасят към регламента като към важна работа.

2.  По-малко съпротивление, по-лесно изпълнение

Съпротивлението към промени възниква по естествен начин. Как: идва някой от страни и разбива „вековните традиции“! Съпротивлението може да се изразява в различни форми: от открит протест до тих саботаж с усмивка на лицето.

Ако ръководителите активно участват в процеса, т.е. сами са инициатори на промените – възниква много по-малко съпротивление и на етап разработка и на етап внедряване.

3. Значително се повишава компетентността на ръководителите

• Ръководителите разбират компанията като цяло, целите процеси, взаимодействието между отделите: т.е. в тях се формира системно разбиране на компанията.
• Те овладеят най-новите познания в областта на управлението.
• И накрая, да задълбочават разбирането за своите процеси (често лидери не знаят спецификата на своите процеси). Провеждайки регламентирането сам, ръководителя нае процеса  в детайли.

4.	Повишава се хармоничността на управленския екип

• Ръководителите на различните отдели могат да опишат и да обсъдят проблема на „един и същ език“.
• Те са по-запознати със спецификата на съседните блокове – и следователно са по-склонни да слушат и разбират ( за съжаление, е често срещана ситуацията, когато работата на съседните блокове е „тъмна гора“, от тук идва и усещането „ние и те“.)
• Коментират се проблемите и потребностите на участниците в процеса, разкриват се конфликти и „болни точки“, по всичко проблеми се намират решения.
• В резултат в ръководителите се формира възприемане на себе си като част от екипа, разбиране на свързаност с други лица (по-голямата част от членовете)

5	Полагат се основите за подобряване на процесите

• В хода на подробен анализ на процесите се разкриват много скрити резерви, точки на растеж, т.е. места, където може да се намалят разходите за труд, ускори и подобри.
• Има разпостранение на високи постижения в рамките на компанията, т.е. ако един ръководител знае как да се справи с проблема, неговите методи могат да бъдат възприети от другите ръководители.
• Свежият поглед на другите ръководители и консултанта позволяват да се избегне рутината, да се намерят нови решения.

Как се провежда описанието на бизнес-процесите с активното участие на управленския екип?

 

Стъпка	Какво правим
1	Първо се провежда въвеждащо обучение – защо е нужен регламент, какво е това бизнес-процеси, какви са техните параметри и т.н.
2	След това ръководителите под ръководството на треньора-консултант провеждат проучване на компанията.
3	След това правят описание на бизнес-процесите на най-високо ниво. В хода на работата се провежда обучение, как да се изобразяват и описват процесите.
4	След това в хода на стратегическата сесия се провежда разпределение на отговорностите на процесите най-високо ниво. Оформят се карти, съдържащи изискванията към процесите/процедурите
5	Всеки ръководител разработва регламенти на своите бизнес процеси. Треньорът им дава необходимата информация, шаблони, обучителни методи, отговаря на въпроси, модерира обсъждане ( при разпределение на отговорностите вътре в процеса) и следи за изпълнението на плана.
6	След това се провежда „защита‘ на своя процес от всеки ръководител. Другите участници от работната група правят забележки, предложения. По този начин като резултат има регламенти на процесите, съгласувани с цялата работна група.
7	След това се създава план за внедряване, който се реализира от работната група.
8	Прави се обобщение на проекта, поставят се нови цели.

 

Как се провежда оптимизацията на бизнес-процеса с активното участие на управленския екип?

 

Продължавайки работата в екип, може да се отиде по-далеч и да се оптимизират процесите, т.е. как да се постигнат същите резултати, но с по-малко ресурси.

Работата по оптимизация може да се извърши на няколко нива: започвайки от отделна операция ( как тя да се изпълни по-добре) и до реинженеринг на процеса като цяло, както и оптимизация на системите за управление.

Стъпка	Какво правим
1	Първо се провежда въвеждащо обучение – какво е оптимизиране на процеса.
2	След това ръководителите съставят изисквания към процеса и резултата.
3	Под ръководството на консултанта сепровеждат изследвания на оптимизирания процес и, ако е необходимо, описание на процеса „както е сега“.
4	След това се провежда обучение касаещо анализа на процеса, и по-точно анализ на процеса.
5	След това се приема решение за промяна на процеса и се прави описание на бизнес-процеса „как трябва да бъде“.
6	Следва разработване на план за действие и контрол на промените.
7	По време на изпълнението на плана се извършва междинен контрол и ако е необходимо се извършват промени.
8	След успешното изпълнение на плана и постигане на заявените резултати се прави обобщение.

Този вариант представлява оптималното решение, съчетаващо обучение на ръководителите и проект по регламентиране и оптимизация на процесите.

 

Изпрати запитване: